特定非営利活動法人東京都北区市民活動推進機構
第３回 理事会議事録
１．日時 平成１７年９月８日 午後６時３０分より午後８時３０分
２．場所 北とぴあ１０階応接室
３．出席者数 １０名
４．出席者 理事長 横尾 和博
副理事長 田辺 恵一郎
鈴木 将雄
理事 椎名 日出男
我妻 澄江
仁尾 光宏
佐藤 幸子
理事・事務局長 穂積 暁
監事 豊田 栄子
事務局 木澤 実
小林 三知子
原田 昌悦
５．確認事項
理事８名、監事１名の出席があり、定足数の充足を確認。
６．報告事項
（１）運営委員会活動報告（８月２日）について
（２）指定管理者選考結果について
第二回指定管理者候補者選定委員会において指定管理者候補者に決定。第三回定例会において指定管理者として決定する。今後、協定書作成やモニタリングの方法などを検討することになる。
（３）区民満足度調査結果について
調査の目的は、現状のサービスについて利用者がどう感じているかを捉え、今後のサービス向上に反映する。調査は６月７日から７月３日まで実施。利用者１０３名から回答を得た。調査から「利用時間は、午前中が多く、夜間が少ない。」「交通手段は、立地場所に恵まれていることもあり、バスや電車が多い。」「『ぷらざの利用方法、場所のPR』『館内の案内表示の分かりやすさ』は、重要度は高いが、満足度が低い。」などの結果が出た。
・通信、ホームページ等を通してぷらざの周知を図る。また、館内表示の分かりやすさを運営委員と共に考えていく。
・「ぷらざの利用方法、場所のPR」「館内の案内表示の分かりやすさ」は工夫次第でなんとかなる。ぷらざの利用方法、ここで何が出来るか、窓口でいつどんな相談をしているかなどを表示する。天井の吊り下げ表示の工夫する。
・北とぴあ玄関には、管理上の問題で看板表示などは出来ない。
・事務局として、サロンコーナーの「本日の利用案内」の表示や、サロンコーナーと図書コーナーの一体化などについて検討している。
・利用者に何度か利用してもらわないと、本当に満足できるのかわからないと思う。
・表示が分からないのは事実で、改善の余地のあるものに関しては直してかなければならない。
（４）キャラクター名称募集の結果について
「ぷらざ」の名称を覚えてもらうため、おちゃのこ祭祭で愛称募集を行った。応募総数１３４件。広報部会のミーティングで「きたぴい」を選び、運営委員会において承認も得た。多くの方に応募してもらうために図書券３，０００円分をプレゼント。子どもは熱心に考えてくれた。なお「きたぴい」は大人の方からの応募。
＊理事会として承認。
（５）事業の進捗状況について
①夏！体験ボランティア事業について
説明会参加者５０２名、申込者４５４名、受入施設・団体１４０ヵ所。今年も無事終了。
・参加者から、進学の際に提出する書類として必要なため、活動した証明書を発行して欲しいとの依頼あり。これに対しては受入団体・施設側ではなく、ぷらざとして対応する。事務的な処理のため、事務局長名で「参加確認証明書」を発行。ただし、これは単に活動に参加したことに対する証明であって、推薦ではない。
②北区NPO・ボランティアカレッジ
チラシが完成し、配布。現在、受講生２０名、聴講生２名の応募あり。
・チラシを区職員に回覧してもらうのはどうか。
・地域振興課にはチラシを渡した。９月中旬頃から区が協働総合窓口を開設し、協働推進員（１５～１６名）を配置する予定。職員研修の一環として参加してもらえないかという話は出ている。
・北区以外からの参加者から参加費を取ってはどうか。
・プロジェクトチームでも検討したが、区の方針で今年度は出来ないということになった。
・委託事業であるため、参加費を取っても、区側でそれを処理する機能がない。
・指定管理者として運営している他地区の例を参考に、今後検討していく必要がある。
・講師謝礼については、金額に決まりはないので交渉次第。柔軟に対応する。
＊「地域に広がるＮＰＯ活動」の講師謝礼（３団体）は、一団体の上限を５万円とする。次回のプロジェクトで検討する。
③行政関係連絡会事業について
お互いに共通する地域課題についてテーマを設定。今回は環境をテーマに取組む。北区の環境課職員と話しをした。環境にも様々な活動があるので、その場で統一的なテーマを設けることは難しい。そこで、テーマを絞って継続的に行政とNPOが協働事業を組めるよう場を設けてはどうか。団体から事業案を提示してもらい、候補団体を検討する。
・あるテーマを提案し、この指とまれ方式で広く団体に呼びかけてみてはどうか。
・機構として各団体の活動発表会や講演会をやるなどの場を提供するのはどうか。機構がコーディネーターの役割を果たすことは非常に大事。
④広報講座
昨年度に続き今年も実施する。ぷらざ通信９月号掲載、チラシ作成したので、広報協力お願いします。参加費は、前回は区の事業のため無料だったが、今回は社協の委託事業のため参加費を２，０００円に設定。
昨年、広報部の中で受講していないメンバーがいるので２名参加する。主催事業のため参加費は取らない。
７．協議事項
（１）来年度新規事業について
１４の事業提案（会員１１、事務局３）があった。
『子ども・学生向け出張講座の開催』
・出張講座のカリキュラムを作らなければならない。またそのためにインストラクター養成講座を設けて人材育成をしなければならない。
・出張講座PR用のDVDの映像を作成し、各学校に配布するなどのPR手段も検討。映像は、講座内容や北区にどんなNPOがあるのか、など。
『ボランティア体験感想文コンクール』
・大賞などを設け、優秀作品は表彰する。
・文集を作成しても読まれないことが多いため、本人の承諾を得て通信やホームページに掲載するのはどうか。
・中高生は文を書くことに抵抗もあり、募集しても集まらない可能性がある。感想文ではなく、行動に移せる内容のものが良いのでは。
『さろんDEトーク』
・サロンを集いの場にしていきたいというのであれば、予算計上してはどうか。
『シリーズ講座の開催』
・NPO法人セミナーはカレッジがあるので、その中で活かしていく。
『情報データ化』
・やるとすれば事務局に任せる。
『会員向メールボックスの活用』
・現在、みにきたWebの登録団体の中でぷらざを連絡先にしているところがあり、表記方法に問題がある。
・ニーズはあるが問題もあるため、どう対応していくか検討が必要。
・廊下、サロンコーナーは行政財産のままであり、行政財産を私書箱として使えるか検討しなければならない。（機構は運営主体として目的外使用を許可されている）
・事務局で整理して、運営委員会に提案。
『ＮＰＯ支援アドバイザー派遣とボランティア活動支援専門員出張相談制度』
・大変必要性を感じているので、ぜひお願いしたい。
＊以上の議論を踏まえ、事務局で新規事業をまとめて９月２７日までに区の会計システムに入力する。
その他、北区生涯学習課から教育ボランティアの件で機構とタイアップできないかとの話しがあった。近いうちに担当者同士で話しをする。予算は３０万円。
（２）法人成立のお披露目について
対象について、運営委員会ではNPO法人に絞った方が良いとの方向性でまとまったが、その後事務局でも検討したところ、機構はNPO・ボランティア両方の中間支援を目的とした組織だから、市民活動を行っている団体・施設にも声をかけたほうが良いという意見があった。その際には、ぷらざ団体登録、夏ボラ受け入れ団体・施設など、呼びかける基準をはっきりしておいた方が良いと思われる。行政関係、商工会、町会、連合会などにはあいさつ状を送付する。日時は１０月２０日、場所は展示ホールを予約した。以上を踏まえ、理事会に諮りたい。
内容について
・お披露目プラス若干のイベント。
・宣伝PRとすると、何をするか。プレゼンか。目玉がないと人が集まらない。
・招待される立場に立って考えることが大切である。時間や交通費もかかる中で、果たしてお披露目にどれだけの価値があると感じられるか。
・交流をメインにし、会費を取って飲食をするなど。ただし、それだけでは招待された側もなかなか来てもらえないと思うので、公開講座日に合わせ、その後に開催するなどはどうか。
＊今回はお披露目は見送り、あいさつ文を送るだけとする。そのかわりに交流会メインの事業を今年度中に実施する方向で考える。
（３）個人情報保護規程（案）及び（４）情報公開規程（案）について
北区の個人情報保護条例改正により、第２条第２項の中で情報公開が位置付けられた。区の条例を基に規程（案）を作成し、文言を整理した。
・公開するものについては、ファイルを作って公開する。
＊以上、理事会として承認。
（５）その他
①総会時に質問のあった、北区社会福祉協議会職員の運営委員会の参加について
・柔軟に対応していければ入っていただく。
・今後、委託先の社協職員を委員に入れるべきか検討していく。
・事務局の立場として運営委員会に出て、アドバイザーとしてこれまでのノウハウを活かしていただきたい。
・理事会としては拒む必要はないが、職員本人の気持ちもある。また運営委員会での協議も考慮しなければならない。
＊以上を踏まえ、今年度、北社協出向職員には事務局員の立場で出席してもらう。来年４月以降については次回以降の理事会で検討する。
②監事について
・他法人では監事が２名のところも多く、機構監事も２名にしてもらいたい。
③次回の理事会
＊１１月１７日（木）１８：３０～ １０階応接室
８．議事録署名人の選定に関する事項
この会議において選任された議事録署名人２名が議長とともに署名押印し、事務所に保管する。（定款第２５条第２項）
以上、この議事録が正確であることを証します。
平成１７年９月８日
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